Postup pri spracovaní osobných údajov

Tento dokument opisuje spôsob a účel spracovania osobných údajov prevádzkovateľa a tiež poskytuje akékoľvek ďalšie zákonom požadované informácie, vrátane informácií o právach dotknutej osoby a o tom, ako ich uplatňovať.

Zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov, ako aj Nariadenie (EÚ) 2016/679 o ochrane osobných údajov (ďalej len ako „Nariadenie“) predstavuje právny predpis o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov a chráni základné práva a slobody fyzických osôb, najmä vo vzťahu k právu na ochranu osobných údajov.

Podľa článku 4 ods. 1 Nariadenia pojem „osobné údaje“ znamená akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby (ďalej len ako „dotknutá osoba“).

„Spracúvanie“ je operácia alebo súbor operácií s osobnými údajmi alebo súbormi osobných údajov, či sa vykonávajú automatizovanými alebo neautomatizovanými prostriedkami, ako sú získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, štruktúrovanie, uchovávanie, prepracúvanie alebo zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, poskytovanie prenosom, šírením alebo poskytovanie iným spôsobom, preskupovanie alebo kombinovanie, obmedzenie, vymazanie alebo likvidácia.

Podľa článku 12 a nasl. Nariadenia musia byť dotknutej osobe poskytnuté príslušné informácie o spracovateľských činnostiach prevádzkovateľa a o právach dotknutej osoby.

Údaje o prevádzkovateľovi

• Obchodné meno: GPSLIVE s.r.o.
• Sídlo: Podzámska 29, 940 01 Nové Zámky
• IČO: 53 439 082
• DIČ: 2121365730
• Konateľ dohliadajúci na spracúvanie: Ilir Bakiji
• E-mail: info@gpslive.sk
• Mobil: 0907 658 142
• Korešpondenčná adresa: adresa sídla spoločnosti

Tieto informácie sú účinné od 1.2.2022, pričom prevádzkovateľ je oprávnený ich aktualizovať.

Definície pojmov

• GDPR: Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679.
• Dotknutá osoba: každá osoba, ktorej osobné údaje sú spracúvané.
• Osobné údaje: akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby.
• Prevádzkovateľ: fyzická alebo právnická osoba, ktorá určila spôsob a vymedzila účel spracúvania osobných údajov.

Na akom základe môžeme spracúvať vaše osobné údaje

Spracúvanie je zákonné iba vtedy a iba v takom rozsahu, keď je splnená najmenej jedna z týchto podmienok:

1. Dotknutá osoba vyjadrila súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov na jeden alebo viaceré konkrétne účely.
2. Spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.
3. Spracúvanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti.
4. Spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby.

Zásady spracúvania osobných údajov

• Zákonnosť spracovania: každé spracovanie musí byť zákonné a musí mať primeraný právny základ.
• Minimalizácia spracovania: osobné údaje spracúvame len v nevyhnutnom rozsahu vzhľadom na účel.
• Minimalizácia uchovávania: osobné údaje uchovávame len po dobu potrebnú na účel spracovania a následne ich likvidujeme.
• Integrita a dôvernosť: prijali sme technické, organizačné a personálne opatrenia na ochranu osobných údajov.

Čo v prípade neposkytnutia osobných údajov

Prevádzkovateľ nebude požadovať žiadne osobné údaje, ktoré nie sú absolútne nevyhnutné. Ak sú spracúvané osobné údaje dotknutých osôb:

1. Na základe zákonnej povinnosti: dotknutá osoba je povinná osobné údaje poskytnúť. Ak tak neurobí, prevádzkovateľ si nebude môcť splniť svoje zákonné povinnosti.
2. Na základe zmluvy: poskytnutie osobných údajov je zmluvnou požiadavkou. Bez nich nebude možné uzatvoriť zmluvný vzťah ani vykonať opatrenia pred jeho uzatvorením.
3. Na základe súhlasu: poskytnutie údajov je dobrovoľné. Bez súhlasu nebude možné vykonávať činnosti uvedené v konkrétnom súhlase.
4. Na základe oprávneného záujmu: osobné údaje môžu byť spracúvané aj bez predchádzajúceho súhlasu, pričom dotknutá osoba má právo namietať proti takémuto spracúvaniu.

Vaše osobné údaje získavame

• Primárne priamo od vás, napríklad z komunikácie prostredníctvom kontaktného formulára na našej webstránke.
• Ak ste v postavení nášho zákazníka alebo záujemcu o náš tovar či služby.

Účel spracúvania osobných údajov a právny základ

Účtovníctvo a obchodná agenda

Účel: plnenie zákonných povinností prevádzkovateľa vyplývajúcich z osobitných predpisov.

Právny základ: zákonná povinnosť.

Doba uchovávania: 10 rokov.

Obchodná komunikácia

Účel: príprava a realizácia obchodných aktivít prevádzkovateľa.

Právny základ: oprávnený záujem prevádzkovateľa.

Doba uchovávania: počas prípravy a trvania obchodnoprávneho vzťahu a do uplynutia premlčacej doby.

Kontaktný formulár

Účel: vyhotovenie cenovej ponuky na vyžiadanie zákazníka.

Právny základ: plnenie zmluvy alebo opatrenia pred uzatvorením zmluvy.

Doba uchovávania: 1 rok.

GPS monitoring

Účel: prehľadné účtovanie PHM, výstupy štatistík a výkazov, kontrolné a daňové účely a vypátranie vozidla pri odcudzení.

Právny základ: plnenie zmluvy.

Doba uchovávania: 10 rokov.

E-shop

Účel: predaj tovaru, vyhotovenie faktúry a odoslanie tovaru.

Právny základ: plnenie zmluvy alebo opatrenia pred uzatvorením zmluvy.

Doba uchovávania: 10 rokov.

Personálna a mzdová agenda

Účel: príprava a uzatvorenie pracovných zmlúv, evidencia podkladov, výplata mzdy, odvody, plnenie povinností voči orgánom štátnej správy, dochádzka, vzdelávanie, evidencia majetku, benefitov a ďalších povinností.

Právny základ: plnenie zákonnej povinnosti, plnenie zo zmluvy, udelený súhlas alebo oprávnený záujem.

Doba uchovávania: počas trvania pracovnoprávneho vzťahu a až do dovŕšenia sedemdesiateho roku života zamestnanca.

Správa registratúry

Účel: evidovanie, tvorba, ukladanie, ochrana a vyraďovanie registratúrnych záznamov.

Právny základ: plnenie zákonnej povinnosti.

Doba uchovávania: 10 rokov po ukončení evidencie.

Evidencia práv dotknutých osôb

Účel: vybavovanie žiadostí fyzických osôb smerujúcich k uplatňovaniu ich práv.

Právny základ: plnenie zákonnej povinnosti.

Doba uchovávania: 5 rokov odo dňa vybavenia žiadosti.

Vybavovanie sťažností dotknutých osôb

Účel: ochrana práv a právom chránených záujmov dotknutých osôb.

Právny základ: plnenie zákonnej povinnosti.

Doba uchovávania: 5 rokov odo dňa vybavenia žiadosti.

Zasielanie správ na účely priameho marketingu a spätného kontaktovania

Účel: ponúkať informácie o aktuálnych novinkách a produktoch, ktoré môžu byť relevantné.

Právny základ: súhlas dotknutej osoby.

Doba uchovávania: do odhlásenia zo zasielania marketingových správ.

Vybavovanie reklamácií zákazníkov

Účel: vybavovanie reklamácií zákazníka.

Právny základ: zákonná povinnosť.

Doba uchovávania: 5 rokov odo dňa vybavenia žiadosti.

Poskytovanie podpory cez Facebook

Účel: poskytnutie podpory na žiadosť zákazníka.

Právny základ: plnenie zmluvy.

Doba uchovávania: počas doby nevyhnutnej na poskytnutie podpory.

Kto sú príjemcovia vašich osobných údajov

Kategórie príjemcov: orgány štátnej a verejnej správy, samosprávy, správca webovej stránky prevádzkovateľa, audítor, advokát, sprostredkovatelia účtovnej agendy, spoločnosti vykonávajúce správu a podporu informačných technológií, poskytovatelia informačných služieb a v odôvodnených prípadoch súdy a orgány činné v trestnom konaní.

Zverejnenie osobných údajov

Osobné údaje nebudú zverejnené.

Mlčanlivosť

Naši zamestnanci a spolupracovníci, ktorí spracúvajú osobné údaje, sú povinní zachovávať mlčanlivosť o osobných údajoch aj po skončení záväzkových vzťahov.

Zabezpečenie osobných údajov

Vaše osobné údaje sú u nás v bezpečí. Zaviedli sme primerané technické a organizačné opatrenia, aby sme zamedzili neoprávnenému prístupu a zneužitiu osobných údajov. Ochranu údajov pravidelne kontrolujeme a priebežne zdokonaľujeme.

Kategórie dotknutých osôb

Z pohľadu spracúvania osobných údajov ste dotknutou osobou, ak ste naším zákazníkom alebo záujemcom o náš tovar alebo služby.

Dotknutými osobami sú aj uchádzači o zamestnanie, zamestnanci prevádzkovateľa, zamestnanci klientov, manželia alebo manželky zamestnancov, deti zamestnancov, iní rodinní príslušníci a bývalí zamestnanci.

Práva dotknutých osôb podľa Nariadenia a zákona o ochrane osobných údajov

• Právo na prístup: máte právo na kópiu osobných údajov a informácie o ich používaní.
• Právo na nápravu: môžete požiadať o opravu, doplnenie alebo aktualizáciu údajov.
• Právo na vymazanie: za určitých okolností môžete požiadať o vymazanie údajov.
• Právo na obmedzenie spracovania: môžete požiadať, aby sme prestali používať vaše údaje v určitých prípadoch.
• Právo na prenosnosť údajov: za určitých okolností môžete požiadať o prenos vašich údajov inému prevádzkovateľovi.
• Právo namietať: môžete namietať proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme.
• Práva súvisiace s automatizovaným rozhodovaním: máte právo odmietnuť automatizované rozhodovanie vrátane profilovania, ak by malo pre vás významný dôsledok.
• Právo odvolať súhlas: ak je spracúvanie založené na súhlase, môžete ho kedykoľvek odvolať.
• Právo podať sťažnosť: môžete podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.

Dozorný orgán: https://dataprotection.gov.sk, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, tel.: +421 /2/ 3231 3214, e-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk.

Ako máte postupovať pri uplatňovaní vašich práv

1. Svoje práva si uplatňujete vždy u prevádzkovateľa, ktorý vaše osobné údaje spracúva.
2. Žiadosť môže byť ústna, písomná, elektronická alebo podaná inými prostriedkami. Odporúčame písomnú alebo elektronickú formu.
3. Pripravte si identifikačné údaje, podľa ktorých vás bude možné identifikovať.
4. Na žiadosť odpovieme bezplatne do 30 dní. V prípade zložitosti môžeme lehotu predĺžiť o ďalších 60 dní.
5. V prípade opakovanej žiadosti sme oprávnení účtovať primeraný administratívny poplatok.

Právo namietať voči automatizovanému rozhodovaniu nie je možné uplatniť, pretože popisovaná činnosť spracovania neobsahuje automatizované rozhodovanie.

Právo požadovať informáciu o zdroji osobných údajov je bezpredmetné, pretože prevádzkovateľ spracúva osobné údaje získané od dotknutej osoby.

Kde a ako môžete svoje práva uplatniť

Naša spoločnosť nemá ustanovenú zodpovednú osobu, nakoľko to nie je zákonnou nevyhnutnosťou. V prípade akýchkoľvek otázok týkajúcich sa spracúvania vašich osobných údajov nás môžete kontaktovať na e-maile info@gpslive.sk alebo poštou na adresu GPSLIVE s.r.o., Podzámska 29, 940 01 Nové Zámky.

Záver

Ak máte otázky k ochrane osobných údajov, môžete sa kedykoľvek obrátiť na nás prostredníctvom e-mailu alebo poštou na sídle prevádzkovateľa. Ak z vašej žiadosti nie je možné overiť totožnosť žiadateľa alebo máme oprávnené pochybnosti o totožnosti osoby, vyhradzujeme si právo požiadať o dodatočné informácie potrebné na potvrdenie totožnosti.